SELOSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMISTA

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista Minkkisten sukuseura ry:ssä
Päiväys: 1.1.2025
Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä: Minkkisten sukuseura ry, Lokitie 48 B5, 00980 Helsinki
— Rekisterinpitäjän edustaja: Puheenjohtaja Jouni Minkkinen, jouni@minkkistensukuseura.fi
Henkilötietojen käsittelijät
— Jäsenrekisteri: Jouni Minkkinen, jouni@minkkistensukuseura.fi
— Sukututkimusrekisteri: Jouni Minkkinen, jouni@minkkistensukuseura.fi

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Jäsenrekisteri: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi. Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1c).

Sukututkimusrekisteri
:
1. Sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan kuuluva suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin.
Oikeusperuste: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3).

2. Sukututkimuksen julkaiseminen rekisterinpitäjän hallinnassa olevalla, suppealla ja rajoitetulle käyttäjäkunnalle suunnatulla verkkosivulla.
Oikeusperuste: Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen historiallista tutkimusta varten (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3).

3. Pääosin sukututkimusrekisteristä koostuvan sukukirjan julkaiseminen.
Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1f).
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Sananvapauden käyttäminen.
Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisestä ole hänelle seurauksia. Yhdistyslain 11 §:ssä säädettyjen henkilötietojen antaminen jäsenrekisteriin on sukuseuran jäsenyyden edellytys.

Rekisteröityjen ryhmät

Jäsenrekisteri: Minkkisten sukuseura ry:n jäsenet.

Sukututkimusrekisteri: Minkkisten sukuun kuuluvat henkilöt ja heidän puolisonsa ja näiden vanhemmat sekä suvun esipolvet.

Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn täydellinen nimi ja kotipaikka, ulkomaalaisen osalta kansalaisuus. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.

Sukututkimusrekisteri: Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, erilaisesta arkistoaineistosta ja painetuista lähteistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Jäsenrekisteri: Rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään sukuseuran viestintätarkoituksissa.

Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja siirretään sukututkimusrekisteristä sukuseuran hallinnassa olevalle, rajoitetulle käyttäjäkunnalle suunnatulle verkkosivustolle sekä sukukirjan käsikirjoituksen pohja-aineistoksi.
Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja sukuseuran ulkopuolelle eikä siirrä niitä kolmanteen maahan.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin hän on sukuseuran jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero sukuseurasta on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi.

Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.

Käsittelyn turvatoimet
Tietojen eheyden ja saatavuuden takaamiseksi ja laittoman käytön estämiseksi rekisterinpitäjä käyttää seuraavia luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, jotka huolehtivat henkilötietojen asianmukaisesta teknisestä suojaukset: Microsoft ja Domainhotelli. Rekisterinpitäjä on velvoittanut ohjelmistojen ja palvelinpalvelujen toimittajat viivytyksettä tiedottamaan tietoturvaloukkauksista rekisterinpitäjälle niiden dokumentoimiseksi. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin toteutumisen.

Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.

Rekisteröidyn oikeudet

1. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
2. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.
3. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä tai kieltää henkilötietojensa käsittely.
4. Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
5. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelylle.
6. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.

(selosteen tekemisessä on käytetty lähteenä Suomen sukututkimusseuran toukokuun 2018 Jalmari-lehteä)